Polityka prywatności i bezpieczeństwa danych

POLITYKA PRYWATNOŚCI GRUPA ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp. J. z siedzibą w Kudowie-Zdroju

Poniżej przedstawiamy informację o zasadach i sposobach przetwarzania Twoich danych osobowych, w związku z prowadzoną przez nas działalnością. W Zasadach znajdziesz najważniejsze informacje o tym, w jaki sposób GRUPA ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp. J. radzi sobie z Twoimi danymi osobowymi.

Kto jest administratorem moich danych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest GRUPA ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp. J. z siedzibą w Kudowie-Zdroju (57-350), ul. 1 Maja 25A, zarejestrowana przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000589767, NIP: 8992736173, REGON: 021894662 (Administrator). Administrator przetwarza dane osobowe w ramach prowadzonej działalności w obrębie:

(i) Hotelu Villa Verde Congress & SPA w Zawierciu (42-400), ul. Mrzygłodzka 273,

(ii) Hotelu Verde Montana Wellness & SPA w Kudowie-Zdroju (57-350), ul. 1 Maja 25A.

W sprawach dotyczących ochrony Twoich danych osobowych w związku z funkcjonowaniem Hotelu Villa Verde Congress & SPA możesz zawsze skontaktować się z nami mailowo pod adresem ado@villaverde.pl z dopiskiem „Dane osobowe” lub listownie na adres: ul. Mrzygłodzka 273, 42 -400 Zawiercie.

W sprawach dotyczących ochrony Twoich danych osobowych w związku z funkcjonowaniem Hotelu Verde Montana Wellness & SPA możesz zawsze skontaktować się z nami mailowo pod adresem: biznes@verdemontana.pl dopiskiem „Dane osobowe” lub listownie na adres: ul. 1 Maja 25 A, 57-350 Kudowa-Zdrój.

Skąd GRUPA ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. pozyskuje moje dane osobowe?

Twoje dane osobowe pozyskujemy głównie od Ciebie. Podajesz nam swoje dane, aby nawiązać kontakt z Hotelem Villa Verde i Hotelem Verde Montana, wysyłając nam e-mail, rezerwując pobyt, organizując imprezę okolicznościową bądź konferencję, korzystając ze strefy Wellness & SPA, Centrum Medycznego, a nawet – przekazując nam swoją wizytówkę. Przetwarzamy Twoje dane osobowe także w ramach zawartych z nami umów, na podstawie których możesz realizować swoje prawa i obciążające Cię obowiązki.

Goście, Kontrahenci i Dostawcy

Jeżeli jesteś naszym Gościem, Kontrahentem lub dostawcą i prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub reprezentujesz spółkę lub jednostkę organizacyjną, Twoje dane osobowe pozyskujemy głównie od Ciebie. Podajesz nam swoje dane, aby nawiązać kontakt z GRUPĄ ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp. j. wysyłając nam e-mail. Twoje dane pozyskujemy również w związku z prowadzoną przez GRUPĘ ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.j. działalnością gospodarczą, nawiązaniem z nami współpracy i realizacją zawartych pomiędzy nami umów.

Jeżeli jesteś pracownikiem spółki lub jednostki organizacyjnej, a GRUPA ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. przetwarza Twoje dane osobowe, choć nigdy bezpośrednio nam ich nie podałeś - zdarza się, że Twoje dane mogą zostać nam przekazane przez podmioty trzecie, na Twoją prośbę lub w związku z Twoimi obowiązkami służbowymi. Twoje dane może przekazać nam Twój pracodawca, aby umożliwić nam nawiązanie kontaktu z Tobą w związku ze współpracą, jaką podejmujemy z podmiotem, w którym jesteś zatrudniony.

Dane, które pozyskujemy w związku z przygotowywaniem materiałów promocyjnych, wykorzystywane są tylko w granicach wyrażonej przez Ciebie, świadomej, jednoznacznej, konkretnej i dobrowolnej zgody.

Podmioty współpracujące

Jeśli będziemy potrzebować pomocy w zakresie wykonywanych przez Ciebie usług związanych z eksploatacją bądź naprawą wykorzystywanych przez nas urządzeń, prowadzeniem i hostingowaniem naszej strony internetowej, obsługą informatyczną i serwisową lub na innym gruncie, Twoich danych osobowych będziemy potrzebować w celu nawiązania współpracy. Wówczas dane zawarte w umowie podajesz nam sam, a służą one nam w celu prawidłowej realizacji umowy.

Jeśli jesteś Pracownikiem Podmiotu Współpracującego z nami, lub świadczysz na rzecz takiego Podmiotu usługi, czy wykonujesz dzieło, Twoje Dane osobowe mogą zostać nam przekazane przez podmioty trzecie, na Twoją prośbę lub w związku z Twoimi obowiązkami służbowymi. Twoje dane może przekazać nam Twój pracodawca, zleceniodawca lub zamawiający dzieło, aby umożliwić nam nawiązanie kontaktu z Tobą w związku ze współpracą, jaką podejmujemy z podmiotem, w którym jesteś zatrudniony.

Przedstawiciele organów

Zastosowanie obwiązujących przepisów prawnych czasem wiązać się może z koniecznością prowadzenia korespondencji z przedstawicielami organów administracji publicznej i instytucji publicznych. Dane osób, umieszczone na pismach dostarczanych do nas w imieniu organu lub instytucji, podawane są nam przez osoby, które pismo sporządziły lub które się pod nim podpisały. Wówczas możemy przetwarzać Twoje dane na podstawie nawiązanego z nami kontaktu, w wykonaniu obciążających nas obowiązków prawnych wynikających z przepisów szczególnych lub w naszym prawnie uzasadnionym interesie.

Pracownicy i osoby ubiegające się o zatrudnienie

Jeżeli jesteś naszym pracownikiem lub zleceniobiorcą, Twoje dane osobowe pozyskujemy głównie od Ciebie. Podajesz nam swoje dane osobowe w celach niezbędnych z perspektywy zatrudnienia – przy zawieraniu umowy o pracę, czy wypełniając kwestionariusz osobowy. Jako Twój pracodawca lub zleceniodawca musimy przetwarzać Twoje dane osobowe aby móc się z Tobą skontaktować i prawidłowo rozliczyć wszystkie kwestie związane z Twoim zatrudnieniem, w tym dla celów podatkowych, czy ubezpieczeń społecznych. Zdarza się, że niektóre Twoje dane osobowe zostaną nam przekazane przez podmioty trzecie, np. organy państwowe, które nawiążą z GRUPĄ ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. kontakt jako z Twoim pracodawcą.

Jeżeli dopiero podejmujesz działania, żeby nawiązać z nami współpracę i chcesz wysłać do GRUPA ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. swoje CV lub list motywacyjny, Twoje dane osobowe pozyskujemy od Ciebie, aby móc skontaktować się z Tobą i uwzględnić Cię w procesie rekrutacji. Zdarza się, że korzystamy z pomocy podmiotów zewnętrznych – dedykowanych portali zajmujących się prowadzeniem rekrutacji lub z pomocy podmiotów zajmujących się rekrutacją pracowników. W takim przypadku Twoje dane osobowe są nam przekazywane przez te podmioty, na Twoją prośbą i za Twoją zgodą.

Podmioty korzystające z newslettera, programu lojalnościowego oraz profilu w serwisie internetowym

W związku z udostępnieniem na stronie internetowej Hotelu Villa Verde Congress & SPA i Hotelu Verde Montana Wellness & SPA usługi newslettera, możesz otrzymywać od nas za pośrednictwem wiadomości e-mail informacje w przedmiocie pobytów indywidualnych i rodzinnych, pobytów biznesowych i konferencyjnych, Wellness & SPA, wydarzeń z życia hotelu, a także wszystkich innych istotnych wiadomości umieszczonych na serwisie. Korzystając z usługi newslettera, podajesz nam Twój adres e-mail i interesujące Cię informacje sam, poprzez wypełnienie stosownego formularza udostępnionego na stronie internetowej Hotelu Villa Verde Congress & SPA (www.villaverde.pl) oraz Hotelu Verde Montana Wellness & SPA (www.verdemontana.pl).

Serwisy internetowe Hotelu Villa Verde Congress & SPA oraz Hotelu Verde Montana Wellness & SPA oferują możliwość rezerwacji pobytu online, co wiąże się z koniecznością założenia konta w serwisie. W przypadku skorzystania z tej możliwości, Twoje dane osobowe jako klienta będą przetwarzane w celu dokonania rezerwacji. Jeśli jako stały klient przystąpiłeś do programu lojalnościowego VIP, Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu umożliwienia Ci skorzystania z dodatkowych rabatów przy rezerwacjach, a także nieodpłatnych usług. GRUPA ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp. J. umożliwia Ci także wystąpienie z programu lojalnościowego poprzez zalogowanie w serwisie internetowym hotelu i odznaczenie odpowiedniej pozycji w zakładce „program lojalnościowy”. Wszelkie dane, które przetwarzamy w związku w przystąpieniem do programu lojalnościowego i założeniem profilu w serwisie internetowym podajesz nam sam przy zakładaniu profilu lub przystąpieniu do programu.

Dane uzyskane na podstawie umów o powierzeniu przetwarzania danych

W przypadku zawarcia przez nas umów o powierzeniu przetwarzania danych, w ramach których inny administrator danych osobowych powierzy nam przetwarzane przez niego dane w konkretnym celu i w związku z odrębną umową, staniemy się podmiotem przetwarzającym przekazane nam dane. Wówczas przetwarzamy Twoje dane według zasad dostosowanych do postanowień RODO i polskich uregulowań zawartych w ustawach oraz aktach wykonawczych. Twoje dane są nam przekazywane przez podmioty obsługujące serwisy oferujące możliwość rezerwacji u nas pobytu.

Dane w aktach sprawy

W ramach obsługi prawno-administracyjnej dane osobowe osób fizycznych przetwarzane są w związku z prowadzonymi przez GRUPĘ ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. postępowaniami przed sądami, organami administracji publicznej i instytucjami publicznymi. Dane z akt sprawy pozyskujemy m.in. poprzez dostarczanie do nas pism procesowych i pozaprocesowych, dokonywanie przeglądów akt sprawy prowadzonych w Sądach powszechnych i sądach administracyjnych oraz przed organami administracji publicznej i dokumenty otrzymywane z prowadzonych kontroli.

Dane niezidentyfikowane

Na terenie Hotelu Villa Verde Congress & SPA oraz Hotelu Verde Montana Wellness & SPA zainstalowany jest monitoring obejmujący swym zasięgiem obszary zarówno wewnątrz i na zewnątrz budynku. Zdarzyć się może, że przechodząc obok naszego budynku lub wchodząc na jego teren, Twój wizerunek zostanie zarejestrowany przez kamery.

W jakim celu GRUPA ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. przetwarza moje dane?

Prowadzenie działalności gospodarczej

Jeżeli Twoje dane osobowe pozyskaliśmy w związku z prowadzoną przez GRUPĘ ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. (Hotelu Villa Verde Congress & SPA i Hotelu Verde Montana Wellness & SPA) działalnością, będą one wykorzystywane dla potrzeb rezerwacji i obsługi pobytu w hotelu, umożliwienia skorzystania z dostępnych na terenie obiektu usług i funkcjonalności, w tym w szczególności strefy Wellness & SPA, Centrum Medycznego, Parku Wodnego, stoku narciarskiego, boisk, oferty gastronomicznej, kręgielni, a także organizacji imprez okolicznościowych, konferencji i spotkań oraz uczestniczenia w wydarzeniach przygotowanych przez Hotel Villa Verde i Hotel Verde Montana. Twoje dane będą także wykorzystywane w przypadku rozpatrywania Twoich roszczeń i umożliwienia realizacji Twoich praw. GRUPA ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. może wykorzystywać Twoje dane aby nawiązać i utrzymać go w toku zapewnienia prawidłowego przebiegu współpracy i realizacji usług. Jeśli wyraziłeś zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych, Twoje dane służą nam do wysyłania na podany przez Ciebie adres e-mail proponowanych i przygotowanych przez nas ofert.

W przypadku korzystania z usług strefy Wellness & SPA oraz Centrum Medycznego, powierzone nam dane osobowe (w tym dane zdrowotne – np. reakcje alergiczne) mogę być także wykorzystane w celu określenia ryzyk i możliwych zagrożeń związanych z wykonywanym zabiegiem. Przystępując do wykonywanego zabiegu w niektórych przypadkach jesteśmy zobowiązani do przeprowadzenia z Tobą wywiadu zdrowotnego, który pomoże nam dostosować używane przez nas kosmetyki i preparaty do potrzeb Twojego ciała.

Wykorzystujemy również Twoje dane dla ustalenia osoby odpowiedzialnej za wyrządzenie szkody na terenie obiektu, rozliczenia naszej współpracy, czy przesłania Ci istotnych informacji z nią związanych. Twoje dane osobowe będą nam również potrzebne do umożliwienia Ci realizacji Twoich uprawnień związanych z naszą współpracą – w szczególności do reklamacji, skorzystania z rękojmi, czy – tam, gdzie ma to zastosowanie – z gwarancji.

Jeżeli jesteś naszym Gościem, prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub reprezentujesz spółkę lub jednostkę organizacyjną – Twoje dane osobowe przetwarzamy również w celach podatkowych, rachunkowych, prawnych i księgowych. Potrzebujemy ich, aby ujawnić stosowne dane na umowie lub fakturze, jak również – aby wykorzystać je przy prowadzeniu naszej ewidencji podatkowej. Zawsze jednak przetwarzanie Twoich danych osobowych będzie związane z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą. W tym obrębie wykorzystujemy także dane osobowe dla celów wystawiania rachunków w restauracjach hotelowych.

Jeżeli jesteś pracownikiem naszego Kontrahenta lub Dostawcy i Gościa, Twoje dane osobowe będą nam w szczególności potrzebne w celu nawiązania i utrzymania kontaktu z Tobą lub podmiotem, w którym pracujesz – ponownie, wyłącznie w celach gospodarczych.

Twoje dane osobowe, które wykorzystujemy w celach związanych ze współpracą gospodarczą, nie będą bez Twojej zgody wykorzystywane przez GRUPĘ ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp. J. w innym celach. W szczególności, nie będziemy bez Twojej wyraźnej zgody przetwarzać Twoich danych w celach marketingowych.

Prowadzenie strony www.villaverde.pl i www.verdemontana.pl oraz fanpage’a

Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu zapewnienia funkcjonalności naszej strony internetowej www.villaverde.pl oraz www.verdemontana.pl oraz udostępnionych Ci usług, w szczególności do zapewnienia Ci możliwości rezerwacji pobytu online.

Dane, które przesyłasz nam w wiadomości e-mail, w odpowiedzi na oferty pracy zamieszczone na stronach internetowych Hotelu Villa Verde Congress & SPA i Hotelu Verde Montana Wellness & SPA wykorzystujemy tylko w procesie rekrutacji i ewentualnego późniejszego zatrudnienia. Twój adres e-mail wykorzystujemy także w celach marketingowych, aby wysłać do Ciebie przygotowaną przez nas ofertę. Wysłanie ofert odbywa się wyłącznie po uprzednim wyrażeniu przez Ciebie zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych.

Twoje dane osobowe możemy również wykorzystywać do sporządzania materiałów promocyjnych oraz publikowania ich na prowadzonym przez nas fanpage’u na portalu społecznościowym Facebook. Każdorazowo wykorzystanie Twoich danych w sposób, który nie kwalifikuje się w ramach zawartej z Tobą i wykonywanej przez nas umowy, ochrony Twoich żywotnych interesów, wykonywania ciążącego na nas obowiązku prawnego, czy wypełniania naszego (lub strony trzeciej) uzasadnionego interesu prawnego, poprzedzone jest wyrażeniem przez Ciebie zgody w tym przedmiocie. W przypadku niewyrażenia przez Ciebie dobrowolnej, konkretnej, jednoznacznej i świadomej zgody, Twoje dane nie będą wykorzystywane w celach objętych brakiem zgody.

Nadto, Twoje dane osobowe, które wykorzystujemy w celach związanych z prowadzeniem serwisu, nie będą bez Twojej zgody wykorzystywane przez GRUPĘ ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. w innym celach.

Obsługa prawno – organizacyjna GRUPY ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp. J.

Dane osobowe, których potrzebujemy do realizacji naszych praw i egzekwowania obowiązków innych podmiotów, podejmujących z nami w jakimś zakresie współpracę lub w stosunku do których przysługuje nam roszczenie, przetwarzane są przez GRUPĘ ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp. J. w celu wykonywania prawnie uzasadnionego interesu administratora. Celem realizowanych w tym zakresie zadań jest wykorzystywanie danych osobowych także do wykonywania czynności z zakresu przygotowywania instrumentów prawnych, umów, pism procesowych i pozaprocesowych, opinii prawnych oraz przeprowadzania analiz prawnych związanych z respektowaniem ustanowionych norm prawnych.

Dane osobowe, które wykorzystujemy do spisania i zawarcia umowy z Kontrahentami i Gośćmi albo Dostawcami przetwarzane są na podstawie niezbędności do celów wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), natomiast dane związane z uczestnictwem z postępowaniach przed Sądami powszechnymi, administracyjnymi, organami administracji publicznej i w postępowaniu mediacyjnym lub arbitrażowym przetwarzamy w oparciu o nasz uzasadniony interes prawny (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Obsługa stosunku pracy i zlecenia

Jeżeli jesteś naszym pracownikiem lub zleceniobiorcą, Twoje dane osobowe wykorzystujemy w celach związanych z Twoim zatrudnieniem, w tym ewidencjonowaniem czasu pracy czy wspieraniem podnoszenia kwalifikacji przez pracowników w ramach szkoleń. Jako Twój pracodawca lub zleceniodawca musimy wywiązać się z szeregu obowiązków – zarówno w zakresie prawidłowego ułożenia naszej współpracy i w sprawach kadrowo-płacowych. Jako pracodawcy i zleceniobiorcy przysługują nam również pewne uprawnienia – Twoje dane osobowe wykorzystujemy np. aby móc nawiązać z Tobą kontakt.

Danych osobowych Twoich i Twojej rodziny potrzebujemy również do zapewnienia Ci dostępu do benefitów i uprawnień. Twoje dane osobowe wykorzystujemy również do zapewnienia Ci świadczeń i wsparcia w przypadku Twojej choroby lub macierzyństwa, jak również na okoliczność wypadku przy pracy. Ponownie, celem przetwarzania Twoich danych osobowych jest wtedy prawidłowa obsługa łączącego nas stosunku pracy lub zlecenia i ochrona Twoich żywotnych interesów.

Może się zdarzyć, że Twoje dane osobowe wykorzystamy również celem udzielenia informacji o Tobie podmiotom trzecim, np. do banku, w którym ubiegasz się o kredyt, do ubezpieczyciela lub do organu publicznego, który zwróci się do nas z zapytaniem. W tych sytuacjach Twoje dane osobowe będą ujawniane dla Twojej korzyści, na Twoją prośbę lub w związku z ciążącymi na GRUPIE ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. obowiązkami prawnymi.

Dane mogą być również wykorzystywane na podstawie zgody w zakresie wykraczających poza obsługę stosunku pracy lub zlecenia np. publikacja Twojego wizerunku na stronie internetowej lub fanpage’u. Twoje dane osobowe, które wykorzystujemy w celach związanych ze stosunkiem pracy lub zlecenia, nie będą bez Twojej zgody wykorzystywane przez GRUPĘ ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. w innym celach. W szczególności, nie będziemy bez Twojej wyraźnej zgody przetwarzać Twoich danych w celach marketingowych.

Rekrutacja

Jeżeli ubiegasz się o zatrudnienie w GRUPIE ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J., Twoje dane osobowe wykorzystujemy wyłącznie w celu prowadzenia procesu rekrutacji. Wykorzystujemy Twoje dane, aby zapoznać się z Twoim wykształceniem i doświadczeniem zawodowym, ocenić Twoją przydatność do pracy w GRUPIE ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J., wreszcie - aby nawiązać z Tobą kontakt i zaprosić Cię na rozmowę kwalifikacyjną.

Jeżeli po przeprowadzonej rekrutacji zdecydujemy się na zatrudnienie Ciebie, dane osobowe podane w toku rekrutacji mogą być wykorzystane na potrzeby przyszłego zatrudnienia – abyś nie musiał ich ponownie podawać. Najczęściej, dane osobowe podane przez Ciebie w CV oraz w liście motywacyjnym są przechowywane w Twojej teczce pracowniczej.

Twoje dane osobowe, które wykorzystujemy w celach związanych z rekrutacją, nie będą bez Twojej zgody wykorzystywane przez GRUPĘ ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. w celach marketingowych.

Nawiązanie kontaktu, prowadzenie korespondencji i reklamacje

Jeżeli wysyłasz nam wiadomość e-mail lub zgłaszasz do nas reklamację, Twoje dane osobowe wykorzystujemy w celu prowadzenia z Tobą korespondencji lub odpowiedzi na zadane pytanie lub złożoną reklamację, zgodnie z treścią Twojego zapytania lub wiadomości.

Jeżeli kontaktujesz się z nami w celach handlowych, Twoje dane osobowe mogą być wtedy wykorzystywane w celu skierowania do Ciebie oferty handlowej – ale wyłącznie w zakresie, w którym tego żądasz i w stosunku do skierowanego przez Ciebie zapytania.

Niezależnie od powyższego, nawet jeżeli komunikację nawiążemy w celach handlowych, nie będziemy bez Twojej zgody wykorzystywać Twoich danych osobowych w celach marketingowych w związku z ofertami innymi niż ta, której przesłania wyraźnie zażądałeś nawiązując kontakt.

Dochodzenie i obrona roszczeń

Zdarza się, że Twoje dane osobowe będziemy musieli wykorzystać dla dochodzenia, czy obrony naszych praw, w tym przed sądem. Mamy nadzieję, że do tego nie dojdzie, ale jeżeli powstanie pomiędzy nami jakikolwiek spór - być możemy będziemy zmuszeni wykorzystać Twoje dane osobowe w toku postępowania sądowego, arbitrażowego lub mediacyjnego.

W takim przypadku Twoje dane osobowe będziemy wykorzystywać wyłącznie w niezbędnym zakresie i w związku z prowadzonymi rozmowami lub postępowaniem. Może się zdarzyć, że Twoje dane osobowe wykorzystamy, aby wezwać Cię na świadka w sprawie, lub – jeżeli jesteś naszym Kontrahentem lub Dostawcą – w związku z tym, że będziesz stroną w sprawie.

Twoje dane osobowe, które wykorzystujemy w celach związanych z dochodzeniem lub obroną roszczeń, nie będą bez Twojej zgody wykorzystywane przez GRUPĘ ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. w innym celach. W szczególności, nie będziemy bez Twojej wyraźnej zgody przetwarzać Twoich danych w celach marketingowych.

Powierzenie przetwarzania

Dane powierzone nam przez inne podmioty na podstawie zawartych z nami umów przetwarzamy w celach objętych zawartymi z innymi administratorami umów, m.in. w celu wzajemnej współpracy w wykonaniu ciążących na innym administratorze obowiązków prawnych, wykonania lub pomocy w wykonaniu czynności zmierzających do realizacji uzasadnionego interesu innego administratora. Niezależnie od tego, administrator który powierza nam dane do przetwarzania powinien poinformować Cię o celu i zakresie ich powierzenia.

Wypełnienie ciążącego na nas obowiązku prawnego

Niektóre przepisy zawarte w ustawach szczególnych kreują zobowiązania, na podstawie których musimy przechowywać Twoje dane w określonym celu i przez określony czas. Wówczas przetwarzamy dane w celu wykonania ciążącego na nas obowiązku prawnego.

Monitorowanie poziomu bezpieczeństwa Pracowników i zasobów danych osobowych

Monitoring zainstalowany na terenie Hotelu Villa Verde Congress & SPA i Hotelu Verde Montana Wellness & SPA służy do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa dla gości hotelowych, uczestników konferencji, imprez okolicznościowych i innych wydarzeń, a także dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, zasobów i zbiorów gromadzonej przez nas dokumentacji, w tym przetwarzanych przez nas danych osobowych. Twój wizerunek, który został uwieczniony za pomocą jednej z kamer nie będzie odtwarzany, a my nie będziemy poszukiwać innych danych osobowych z Tobą związanych, które mogą Cię zidentyfikować, jeśli nie uszkodzisz lub zniszczysz naszego mienia, naruszysz bezpieczeństwa naszych zasobów przetwarzanej dokumentacji lub Pracowników.

Cele marketingowe

Jeżeli wyrazisz na to zgodę - Twoje dane osobowe będą mogły być przetwarzane przez GRUPĘ ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. również dla celów marketingowych, czyli w ramach promowania naszej oferty hotelowej oraz usług dodatkowych. W ramach naszego marketingu chcemy móc prezentować Ci ofertę nowych usług, jak również nowe rozwiązania handlowe lub biznesowe stosowane w naszej działalności.

Chcemy również informować Cię o naszych akcjach promocyjnych, oferowanych pakietach pobytowych i organizowanych wydarzeniach.

Dodatkowo, o ile w toku współpracy wyrazisz odrębną zgodę na komunikację handlową drogą elektroniczną w ramach usługi newslettera, będziemy wykorzystywać Twój adres e-mail w celu przesyłania Ci informacji handlowych.

Współpraca z podmiotami świadczącymi usługi na rzecz GRUPY ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J.

W ramach współpracy nawiązanej z podmiotami świadczącymi usługi związanymi z prowadzeniem i hostingowaniem naszej strony internetowej, utylizacją dokumentów lub w innym obszarze, Twoich danych osobowych będziemy potrzebować w celu nawiązania współpracy oraz jej dalszego kontynuowania. Dane przetwarzamy wówczas w celu wykonania umowy, w tym dopełnienia obowiązków płatniczych.

Na jakiej podstawie GRUPA ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. przetwarza moje dane osobowe?

GRUPA ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.k. zapewnia, że Twoje dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w sposób zgodny z prawem (art. 6 ust. 1 RODO). Oznacza to, że zawsze będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe na konkretnej podstawie, którą będziemy w stanie wykazać. Podstawa przetwarzania danych osobowych może różnić się w zależności od celu, w którym przetwarzamy dane osobowe.

Prowadzenie działalności

Jeżeli Twoje dane osobowe pozyskaliśmy w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (np. Goście, Kontrahenci, Podmioty współpracujące i Dostawcy), dane te przetwarzamy w pierwszej kolejności w celu wywiązania się z łączącej nas umowy w zakresie współpracy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w drugiej kolejności również w celu umożliwienia Ci skorzystania z przysługujących Ci uprawnień w zakresie gwarancji lub rękojmi.

Podstawą przetwarzania będzie tu zatem niezbędność wykorzystania Twoich danych osobowych w celu realizacji zawartej przez nas umowy (art. 6 ust 1 lit. b RODO). Jeżeli stroną Umowy jest inny podmiot, niż Ty (np. Twoje dane pozyskaliśmy od Twojego pracodawcy, albo w komunikacji występujesz jako reprezentant spółki lub jednostki organizacyjnej) podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych będzie wykorzystanie Twoich danych do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez GRUPĘ ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. oraz ten podmiot (stronę trzecią), np. żeby zapewnić prawidłową realizację dostawy lub usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Twoje dane zdrowotne (np. występujące reakcje alergiczne, przebyte choroby skóry) wykorzystujemy, aby określić który z oferowanych przez nas zabiegów będzie dla Ciebie odpowiedni i nie wywoła reakcji niepożądanych. Podstawą przetwarzania jest wówczas wyrażona przez Ciebie zgoda w tym zakresie (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). W każdym czasie przysługuje Ci prawo do cofnięcia wyrażonej zgody, jednakże wiązać się to może z odmową wykonania zamówionego przez Ciebie zabiegu. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych w okresie, w którym obowiązywała Twoja zgoda.

Prowadzenie strony www.villaverde.pl i www.verdemontana.pl

Dane dotyczące korzystania przez Ciebie ze strony internetowej, które uzyskujemy za pośrednictwem tzw. plików cookies przetwarzamy na podstawie Twojej zgody, wyrażonej zgodnie z art. 173 Prawa telekomunikacyjnego. W każdym czasie przysługuje Ci prawo do cofnięcia wyrażonej zgody, co jednak nie pozbawi zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych w okresie, w którym obowiązywała Twoja zgoda.

Obsługa stosunku pracy i zlecenia

Wszystkie dane osobowe, które GRUPA ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. przetwarza w związku z już nawiązaną współpracą na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia są wykorzystywane w celu prawidłowego wywiązania się z roli pracodawcy. Wykorzystanie tych danych jest niezbędne do wywiązania się przez GRUPĘ ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. z obowiązków nałożonych na GRUPĘ ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. na mocy przepisów polskiego prawa regulujących daną formę zatrudnienia lub współpracy, jak również – dla umożliwienia GRUPIE ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. realizacji swoich uprawnień jako pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO).

Czasami, Twoje dane wrażliwe (zdrowotne) będą również wykorzystywane jako niezbędne do realizacji obowiązków nałożonych na podstawie przepisów o ubezpieczeniu społecznym, czy przepisów w zakresie profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy (art. 9 ust. 2 lit. b RODO).

Podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych jest więc niezbędność ich wykorzystania do prawidłowego wykonania umowy o pracę, która łączy Cię z GRUPĄ ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J., jak również wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Nas na podstawie przepisów prawa pracy, czy prawa cywilnego. W zakresie Twoich danych zdrowotnych, podstawą przetwarzania jest niezbędność ich wykorzystania do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, jak również do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego (art. 9 ust. 2 lit. b RODO).

W razie zaistnienia potrzeby, aby wykorzystać Twoje dane osobowe w inny sposób niezwiązany z obowiązkami ciążącymi na nas jak administratorze, ochroną naszych lub Twoich żywotnych interesów, Twoje dane będą przetwarzane i na postawie wyrażonej przez Ciebie zgody w celu wyraźnie w oświadczeniu o zgodnie określonym (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Rekrutacja

W procesach rekrutacji staramy się w każdym możliwym przypadku uzyskać Twoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla celów rekrutacji, prosząc Cię o zawarcie stosownej zgody w przekazanym nam przez Ciebie CV lub liście motywacyjnym. Pozwala to na uniknięcie wątpliwości co do tego, czy mamy prawo wykorzystywać wszystkie dane osobowe ujawnione przez Ciebie w przesłanych dokumentach lub w toku procesu rekrutacji.

Niemniej, nawet jeżeli nie wyrazisz zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych w celach rekrutacji (np. prześlesz do nas CV bez niezbędnej zgody), wciąż będziemy mogli przetwarzać Twoje dane osobowe w zakresie niezbędnym dla realizacji procesu rekrutacji.

W tym przypadku podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych będzie więc wyrażona przez Ciebie zgoda, albo niezbędność wykorzystanie Twoich danych osobowych do podjęcia działań zgodnie z Twoim żądaniem, przed zawarciem Umowy. Jeżeli Twoje dane osobowe przetwarzamy na podstawie zgody, w każdym czasie przysługuje Ci prawo do cofnięcia wyrażonej zgody, co jednak nie pozbawi zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych w okresie, w którym obowiązywała Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Udzielenie przez Ciebie zgody w tym zakresie jest dobrowolne, ale niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji. Bez zgody na przetwarzanie Twoich danych w tym zakresie nie będziemy bowiem mogli się z Tobą skontaktować i przeprowadzić procesu rekrutacji

Nawiązanie kontaktu i reklamacje

Jeżeli kontaktujesz się za pośrednictwem poczty elektronicznej bądź tradycyjnej, przetwarzanie Twoich danych osobowych jest nam niezbędne do podjęcia działań na Twoje żądanie, zgodnie z treścią Twojego zapytania lub wiadomości (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

W tym przypadku podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych będzie więc wyrażona przez Ciebie zgoda albo niezbędność wykorzystanie Twoich danych osobowych do podjęcia działań zgodnie z Twoim żądaniem, przed zawarciem Umowy. Jeżeli Twoje dane osobowe przetwarzamy na podstawie zgody, w każdym czasie przysługuje Ci prawo do cofnięcia wyrażonej zgody, co jednak nie pozbawi zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych w okresie, w którym obowiązywała Twoja zgoda.

Udzielenie przez Ciebie zgody w tym zakresie jest dobrowolne, ale niezbędne do nawiązania kontaktu. Bez zgody na przetwarzanie Twoich danych w tym zakresie nie będziemy bowiem mogli się z Tobą skontaktować.

Dochodzenie i obrona roszczeń

Jeżeli Twoje dane będziemy wykorzystywać w związku z dochodzeniem lub obroną roszczeń, podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych będzie uzasadniony interes prawny GRUPY ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. jako administratora danych osobowych. Wykorzystanie Twoich danych będzie bowiem niezbędne do ochrony interesów GRUPY ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp. J. np. w zakresie ściągania wierzytelności, obrony przed nieuzasadnionymi zarzutami, etc. (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dane w aktach sprawy

Dane udostępnione nam w ramach uczestniczenia w postępowaniach przed Sądami powszechnymi, sądami administracyjnymi, organami administracji publicznej i instytucjami przetwarzamy w związku z realizacją prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. d RODO) lub wykonania ciążącego na nas obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Cele marketingowe

Twoje dane osobowe w celach marketingowych będziemy przetwarzać wyłącznie na podstawie Twojej zgody, uprawniającej GRUPĘ ŁAPAJ Sp. z o. o. Sp.J. do przesyłania Ci wiadomości handlowych i marketingowych. Dbamy o to, abyś wyrażając zgodę na przetwarzanie Twoich danych w celach marketingowych zawsze był tego świadomy i wiedział, że Twoje dane posłużą nam również do przedstawiania Ci informacji o naszych usługach czy promocjach.

Nigdy nie uzależniamy możliwości nawiązania i utrzymywania z nami współpracy od wyrażenia przez Ciebie zgody na przetwarzanie Twoich danych w celach marketingowych. Jest to całkowicie dowolne i dobrowolne. W każdym czasie przysługuje Ci prawo do cofnięcia wyrażonej zgody, co jednak nie pozbawi zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych w okresie, w którym obowiązywała Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Dane powierzone do przetwarzania

Dane powierzone nam do przetwarzania uzyskujemy na podstawie zawartej z innym administratorem danych osobowych umowy. Zapewniamy, że wszystkie zawarte przez nas tego typu umowy są dostosowane do postanowień RODO, a powierzone nam dane przetwarzane są w sposób zgody z zasadami RODO, uregulowaniami zawartymi w polskich ustawach i aktach wykonawczych oraz z Polityką ochrony danych GRUPY ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dane niezidentyfikowane

RODO w art. 11 wprowadza swoistą zasadę pozwalającą na pogodzenie ochrony danych osobowych przetwarzaniem nieustruktyrozawanych w sytuacji gdy nasza konkretna działalność w danej chwili nie wymaga wiedzy o tym, czyje dane osobowe przetwarzamy. W związku z powyższym przepisem oraz określonym przez nas celem, jesteśmy uprawnieni do przetwarzania Twoich danych osobowych w tym zakresie. Podstawą przetwarzania danych osobowych Gościa hotelowego przez monitoring jest ochrona jego żywotnych interesów oraz ochrona żywotnych interesów innych osób fizycznych, jak również usprawiedliwiony cel GRUPY ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp. J.

Obciążający nas prawny obowiązek

Niektóre z przepisów nakładają na nas nakładają na nas obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych określając czasem cel przetwarzania i minimalny okres przechowywania danych osobowych (np. w odniesieniu do danych członków zarządu i wspólników). W wykonaniu takich obowiązków przetwarzamy dane w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Obsługa prawno – organizacyjna GRUPY ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp. J.

Dane osobowe, które wykorzystujemy do spisania i zawarcia umowy lub posłużenia się innym instrumentem prawnym przetwarzane są na podstawie niezbędności przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Natomiast dane, których używamy w związku z egzekwowaniem Twoich obowiązków i realizacją naszych praw przetwarzany w oparciu o nasz uzasadniony interes prawny (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Jak długo GRUPA ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp. J. przechowuje moje dane osobowe

Okres przez jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe jest zależny od celu przetwarzania. I tak odpowiednio:

• jeżeli jesteś naszym Gościem, Kontrahentem, Podmiotem z nami współpracującym lub Dostawcą, albo występujesz w ich imieniu – Twoje dane osobowe przetwarzamy przez okres realizacji umowy lub okres współpracy. Po tym okresie Twoje dane będziemy przetwarzać w celach związanych z rozliczalnością naszych działań w ramach ochrony danych osobowych, jak również przez okres przedawnienia roszczeń związanych ze współpracą wynikających z właściwych przepisów prawa; w przypadku wystąpienia na drogę postępowania sądowego, egzekucyjnego lub mediacyjnego okres przechowywania danych wydłuża się o nie więcej niż rok od momentu prawomocnego zakończenia postępowania sądowego, uprawomocnienia się postanowienia w przedmiocie zatwierdzenia ugody zawartej przed mediatorem przez Sąd lub zakończenia postępowania egzekucyjnego w przypadku wyegzekwowania całej należności;
• jeżeli jesteś naszym pracownikiem lub zleceniobiorcą – Twoje dane osobowe przetwarzamy przez cały okres współpracy lub zatrudnienia, jak również przez okres wymagany przepisami prawa w zakresie przechowywania, czy archiwizacji dokumentów i informacji dotyczących Twojego zatrudnienia, jednak nie dłużej niż przez okres 50 lat liczonych od dnia ustania stosunku pracy lub 50 lat od dnia rozwiązania umowy cywilnoprawnej;
• jeżeli swoje dane osobowe ujawniasz nam w związku z prowadzoną rekrutacją – Twoje dane osobowe będziemy przechowywać przez okres trwania procesu rekrutacyjnego, a jeżeli akurat nie prowadzimy rekrutacji – przez okres sześciu (6) miesięcy od dnia otrzymania Twojego CV lub listu motywacyjnego dla potrzeb bieżących i przyszłych rekrutacji. Przechowywanie Twoich danych osobowych przez ten okres pozwoli nam nawiązać z Tobą kontakt, jeżeli rozpoczniemy działania w zakresie zatrudnienia w późniejszym okresie;
• jeżeli nawiązujesz z nami komunikację – Twoje dane osobowe przetrzymujemy przez cały okres komunikacji i korespondencji, a załatwieniu sprawy lub udzieleniu Ci kompletu odpowiedzi – przechowujemy te dane jeszcze przez okres nie dłuższy niż rok od zakończenia komunikacji, aby umożliwić Ci w razie czego powrót do wcześniejszych rozmów i zagadnień, oraz aby rozliczyć się z naszych działań w zakresie ochrony danych osobowych;
• dane niezidentyfikowane – przechowujemy do czasu nadpisania się nagrań z monitoringu. W zależności od rodzaju zainstalowanego i rejestrującego urządzenia okres ten waha się od jednego do trzech tygodni;
• dane uzyskane na podstawie zgody (newsletter, zgoda na udostępnienie wizerunku w materiałach promocyjnych, zgoda na przetwarzanie danych zdrowotnych w ramach usługi Wellness & SPA) – Twoje dane osobowe podane nam w związku ze skorzystaniem z usługi newsletter oraz w związku z wykorzystaniem Twojego wizerunku w materiałach reklamowych i promocyjnych przetwarzane są do czasu cofnięcia zgody. Cofnąć zgodę możesz w każdym czasie wysyłając do nas wiadomość e-mail w tym przedmiocie na adres e-mail:
• biznes@verdemontana.pl (dedykowany dla Hotelu Verde Montana Wellness & SPA);
• ado@villaverde.pl (dedykowany dla Hotelu Villa Verde Congress & SPA);

z dopiskiem „Wycofanie zgody” lub zgłaszając cofnięcie zgody w Hotelu Villa Verde Congress & SPA lub Hotelu Verde Montana Wellness & SPA. Dane podane nam w związku z wykonywanym zabiegiem przetwarzane są przez nas prze okres roku od dnia wykonania ostatniego zabiegu. Ten okres czasu pozwala nam na udzielenie Ci pomocy w razie wystąpienia niepożądanych skutków zabiegu (art. 9 ust. 2 lit. c RODO);

• dane w aktach sprawy – przechowywane mogą być do czasu prawomocnego zakończenia toczącego się postępowania, nie dłużej niż miesiąc (1) od dnia upływu terminu przedawnienia;
• dane uzyskane w związku z powierzeniem przetwarzania danych – przetwarzamy przez okres wynikający z umowy zawartej z innym administratorem danych osobowych;
• dane uzyskane od podmiotów na podstawie umowy przekazania danych osobowych – Twoje dane osobowe, które przetwarzamy na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych przechowujemy przez okres ustalony w zawartych umowach.

Kto jest odbiorcą moich danych osobowych przetwarzanych przez GRUPĘ ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J.?

Dbamy o to, aby Twoje dane osobowe były przekazywane wyłącznie tym osobom, które muszą mieć do niech dostęp dla prawidłowego wywiązania się przez GRUPA ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp. J. z naszej współpracy, lub w związku z ciążącymi na GRUPIE ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp. J. obowiązkami prawnymi. Twoje dane osobowe będą udostępniane:

• pracownikom i współpracownikom GRUPY ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp. J. zaangażowanym w realizację usług – w każdym przypadku zadbamy jednak, aby osoby te posiadały upoważnienie do przetwarzania Twoich danych osobowych oraz zobowiązały się do zachowania poufności w tym względzie;
• podmiotom świadczącym usługi pocztowe – w zakresie dostarczenia do Ciebie lub do nas przesyłki;
• podmiotom świadczącym na rzecz GRUPY ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp. J. usługi informatyczne i hostingowe oraz zapewniającym obsługę serwisową używanych przez nas programów – Twoje dane osobowe przetwarzamy również w formie elektronicznej, co oznacza, że dostęp do nich będą miały podmioty obsługujące nas od strony informatycznej, jak również dostawcy usług hostingowych, na serwerach których przetrzymujemy nasze dane, w tym w zakresie poczty elektronicznej, jak również podmioty zapewniające nam obsługę serwisową w związku z korzystaniem przez nas z różnych oprogramowań;
• podmiotom świadczącym usługi z zakresu przeprowadzania szkoleń dla Pracowników i Zleceniobiorców– w zakresie, w jakim przekazanie jest konieczne do zapewniania udziału Pracownika lub Zleceniobiorcy w szkoleniu i otrzymania przez niego certyfikatu (zaświadczenia);
• podmiotom świadczących na rzecz GRUPY ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. usługi prawne, doradztwa podatkowego, rachunkowego oraz kadrowo-płacowe – w zakresie, w jakim ujawnienie Twoich danych jest niezbędne dla zapewnienia prawidłowości rozliczeń podatkowych, w zakresie kadr i płac, czy w związku z prowadzonymi postępowaniami. W tym samym zakresie, dostęp do Twoich danych osobowych będą miały podmioty obsługujące GRUPĘ ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. od strony prawnej, zaangażowane np. przy opiniowaniu dokumentów, na których zawarte są Twoje dane osobowe;
• instytucjom ubezpieczeniowym, finansowym i podmiotom zajmującym się opieką medyczną obejmującą Pracowników -Twoje dane mogą być przekazywane do banków i instytucji ubezpieczeniowych w zakresie niezbędnym do wykonania zawartych z nimi umów dotyczących finansowania zakupu mieszkania lub skorzystania z oferowanego dla pracowników ubezpieczenia. Dane możemy też przekazać do podmiotów świadczących usługi z zakresu opieki medycznej, którą objęci są Pracownicy;
• organom publicznym, sądom i trybunałom – w zakresie, w którym przekazanie Twoich danych osobowych będzie niezbędne albo wymagane ze względu na toczące się postępowania lub w związku z obowiązkiem przekazania danych określonym organom na podstawie przepisów prawa (rozliczenia z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, etc.).

W żadnym wypadku GRUPA ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. nie udostępni Twoich danych podmiotom trzecim w celach komercyjnych. Nie sprzedajemy Twoich, nie musisz się więc obawiać, że trafią one do kogokolwiek, komu nie chciałeś udostępnić swych danych.

Jak przetwarzane i chronione są moje dane osobowe?

Zasady przetwarzania danych osobowych

GRUPA ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. dokłada wszelkiej staranności, aby Twoje dane osobowe były przetwarzane zgodnie z obowiązującym prawem i z poszanowaniem zasad ich przetwarzania wskazanych w RODO. Podstawowe zasady i standardy przetwarzania danych osobowych w naszej spółce określa szczegółowa Polityka ochrony danych osobowych, z którą obligatoryjnie zapoznaje się każdy nasz pracownik oraz współpracownik. Dzięki temu czuwamy, aby wszystkie osoby zaangażowane w naszą działalność były świadome znaczenia konieczności zapewnienia należytego przetwarzania Twoich danych osobowych.

Podstawowymi zasadami, które przyświecają nam w procesie przetwarzania Twoich danych osobowych są:

• zasada zgodności przetwarzania danych osobowych z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty – staramy się, aby przetwarzanie przez nas Twoich danych osobowych zawsze następowało na prawnie dopuszczalnej podstawie, a procesy przetwarzania Twoich danych osobowych, jak i cele przetwarzania były dla Ciebie klarowne i zrozumiałe;
• zasada minimalizacji danych – dokładamy wszelkich starań, aby przetwarzane były tylko te z Twoich danych osobowych, które są adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Twoje dane osobowe udostępniamy wyłącznie takim odbiorcom, co do których jest to niezbędne dla osiągnięcia celu, w którym przetwarzamy Twoje dane. Odbiorcom tym udostępniamy tylko taki zakres Twoich danych, jaki jest konieczny dla realizacji tego celu;
• zasada ograniczenia celu przetwarzania – Twoje dane zbieramy wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarzamy ich dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Staramy się zapewnić Ci należytą i precyzyjną informację co do tego, po co i w jakich celach będziemy przetwarzać Twoje dane;
• zasada prawidłowości – dbamy o to, aby przetwarzane przez nas dane były zawsze zgodne z prawdą, prawidłowe, a w razie potrzeby – uaktualniane, aby nie dochodziło do pomyłek, przeinaczeń albo innych nieprawidłowości. Jeżeli stwierdzisz, że w jakimś obszarze Twoje dane osobowe nie zostały przez nas zaktualizowane lub są błędne, proszę skontaktuj się z nami pod adresem: biznes@verdemontana.pl;
• zasada ograniczenia czasu przechowywania danych – Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać i przechowywać tylko przez taki okres, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia celu, w którym przetwarzamy Twoje dane. W momencie, w którym nie będziemy już potrzebowali Twoich danych w żadnym zakresie – usuniemy wszystkie Twoje dane z naszych baz i systemów;
• zasada integralności i poufności – w GRUPIE ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp. J. stosujemy niezbędne środki zabezpieczające poufność i integralność Twoich danych osobowych. Naszym priorytetem jest zapewnienie pełnego bezpieczeństwa i ochrony Twoich danych osobowych, przez stosowanie aktualnych i odpowiednich zabezpieczeń;
• zasada rozliczalności – w zakresie ochrony danych osobowych nie tylko przestrzegamy zasad i warunków ich przetwarzania, ale dokładamy również wszelkich starań, by być w każdym czasie w stanie wykazać zachowanie tych standardów i przestrzeganie przepisów. Zasady przetwarzania Twoich danych osobowych są spisane w ramach procedur, tak abyśmy w razie Twojego zapytania, mogli udzielić Ci pełnej i rzetelnej informacji dotyczącej tego jakie działania realizowaliśmy na Twoich danych.

Bezpieczeństwo danych osobowych

Jak wspomnieliśmy wyżej, stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, zmierzające do zapewnienia pełnego bezpieczeństwa Twoich danych osobowych przed ich (zawinionym albo przypadkowym) zniszczeniem, utraceniem, zmodyfikowaniem, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępie.

Na środki te składają się zabezpieczenia techniczne (należyta ochrona pomieszczeń oraz systemów, w których przetwarzamy Twoje dane osobowe; zabezpieczenia uniemożliwiające osobom postronnym zapoznanie się z treścią dokumentów zawierających dane osobowe, tworzenie kopii zapasowych, etc.) oraz reguły i procedury, których przestrzegania wymagamy od wszystkich naszych pracowników i współpracowników.

Wspólnie, stosowane środki pozwalają nam należycie ochronić Twoje dane osobowe przez utratą lub ujawnieniem. Dodatkowo, cały czas je usprawniamy, wraz ze zmieniającym się otoczeniem i postępem technologicznym.

Jakie prawa przysługują mi w związku z przetwarzaniem moich danych osobowych?

W związku z przetwarzaniem przez GRUPĘ ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. Twoich danych osobowych przysługuje Ci szereg praw, z których możesz skorzystać w dowolnej chwili. Skorzystanie z tych praw jest nieodpłatne, a GRUPA ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp. J. dokłada wszelkich starań, by było również proste w realizacji.

Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

W stosunku do przetwarzania przez nas danych osobowych, przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych – w każdym momencie możesz zwrócić się do nas z prośbą o informację, czy i w jakim zakresie przetwarzamy Twoje dane osobowe oraz do uzyskania informacji o zasadach przetwarzania Twoich danych osobowych;
• prawo do poprawiania danych – w każdym momencie możesz zwrócić się do nas z prośbą o poprawienie lub uaktualnienie Twoich danych, jeżeli dowiesz się lub uznasz, że Twoje dane są nieprawidłowe lub nieaktualne. Celem uniknięcia wątpliwości, GRUPA ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. może poprosić Cię o przekazanie informacji pozwalających na Twoje zidentyfikowanie oraz potwierdzenie zmiany lub uaktualnienia danych;
• prawo do ograniczenia przetwarzania – jeżeli uznasz że dla określonego procesu przetwarzamy zbyt szeroki katalog Twoich danych osobowych, masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli ten zakres przetwarzania. O ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się wymaganiom nakładanym na nas przez obowiązujące prawo, lub nie będzie to konieczne dla realizacji umowy, ograniczymy przetwarzanie Twoich danych osobowych do niezbędnego minimum lub zaprzestaniem dalszego przetwarzania;
• prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – jeżeli uznasz, że Twoje dane osobowe przetwarzamy bez podstawy prawnej, albo przetwarzamy je, choć nie są nam już potrzebne do celów, w których je zebraliśmy – przysługuje Ci prawo do żądania, abyśmy usunęli Twoje dane osobowe naszych baz i systemów. Przychylimy się do Twojego żądania, o ile nie będzie istniał inny uzasadniony interes przetwarzania Twoich danych osobowych, ani obowiązek dalszego przetwarzania Twoich danych osobowych. W każdym przypadku postaramy się zrealizować Twoją prośbę w najszerszym dopuszczalnym zakresie, a jeżeli nie będzie to możliwe – postaramy się zmodyfikować je w ten sposób, aby nie można już było przypisać Ci tych danych (w ramach tzw. pseudonimizacji);
• prawo do przenoszenia danych – w tych przypadkach, w których Twoje dane osobowe przetwarzamy na podstawie zgody lub w związku z wykonaniem Umowy, a przetwarzanie danych odbywa się w sposób zautomatyzowany (np. w systemie informatycznym), na Twoją prośbę wyeksportujemy dane, które przetwarzamy do odrębnego pliku w popularnym formacie, aby umożliwić ich przekazanie do innego administratora danych;
• prawo do cofnięcia wyrażonej zgody – jeśli Twoje dane osobowe przetwarzamy na podstawie wyrażonej przez Ciebie zgody, w każdym czasie przysługuje Ci uprawnienie do jej cofnięcia. Czasem jednak cofnięcie zgody może się wiązać z odmową realizacji niektórych usług (np. w zakresie Wellness & SPA). Zgodę możesz cofnąć m.in. poprzez wysłanie wiadomości e-mail w tym przedmiocie na adres e-mail:
• biznes@verdemontana.pl (dedykowany dla Hotelu Verde Montana Wellness & SPA);
• ado@villaverde.pl (dedykowany dla Hotelu Villa Verde Congress & SPA);

z dopiskiem „Wycofanie zgody” lub zgłaszając cofnięcie zgody w Hotelu Villa Verde Congress & SPA lub Hotelu Verde Montana Wellness & SPA.

Uprawnienia, o których mowa powyżej może wykonywać poprzez ich zgłaszanie na nasz adres e-mail: biznes@verdemontana.pl (dedykowany dla Hotelu Verde Montana Wellness & SPA) lub ado@villaverde.pl (dedykowany dla Hotelu Villa Verde Congress & SPA) oraz listownie na adres Hotelu, którego działalności zgłoszenie dotyczy z dopiskiem „Dane osobowe”. Zapraszamy również do kontaktu na ten adres we wszystkich sytuacjach, w których będziesz miał obawy, pytania lub wątpliwości co do sposobu przetwarzania Twoich danych osobowych przez GRUPĘ ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp. J.

Prawo do sprzeciwu

Odrębnie chcemy Cię poinformować, że przysługuje Ci prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych. Jeżeli uznasz, że w sytuacji przetwarzania Twoich danych osobowych w oparciu o interes publiczny lub interes prawny GRUPY ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J. lub jakiejkolwiek strony trzeciej – przetwarzamy Twoje dany w zbyt szerokim zakresie (w sposób nieadekwatny) – możesz żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych. To samo uprawnienie przysługuje Ci, jeżeli w jakimkolwiek czasie uznasz, że nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane na potrzeby marketingu bezpośrednio. Po zgłoszeniu sprzeciwu – nie będziemy już przetwarzać Twoich danych w tym zakresie i w tym celu, o ile nie będzie to konieczne ze względu na istnienie jakiś ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania przez nas Twoich danych, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności; lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony naszych roszczeń.

Prawo sprzeciwu, o którym mowa powyżej możesz zrealizować poprzez zgłoszenie na nasz adres e-mail: biznes@verdemontana.pl (dedykowany dla Hotelu Verde Montana Wellness & SPA) lub ado@villaverde.pl (dedykowany dla Hotelu Villa Verde Congress & SPA) oraz listownie na adres Hotelu, którego działalności zgłoszenie dotyczy z dopiskiem „Dane osobowe”. Zapraszamy również do kontaktu na ten adres we wszystkich sytuacjach, w których będziesz miał obawy, pytania lub wątpliwości co do sposobu przetwarzania Twoich danych osobowych przez GRUPĘ ŁAPAJ Sp. z o.o. Sp.J.

Prawo do złożenia skargi

Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich danych osobowych to masz prawo do złożenia skargi bezpośrednio do organu nadzoru, jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzoru.